Project Manager - Site Transition & Stakeholder Coordination

Location: Remote - Deerfield, IL (1 onsite visit required for initial orientation)

Schedule: Monday to Friday, standard business hours

Employment Type: Contingent Worker (Contract, W2)

Compensation: $65–$73 per hour (based on experience)

Contract Length: 2 months (possible extension)

 

Summary of the Role

Join a high-visibility integration initiative at a big biopharma leader supporting site transition readiness and stakeholder coordination. This senior-level, part-time contract role (estimated 25 hours/week) is designed for a seasoned professional who thrives in fast-paced environments with shifting priorities and ambiguity. The primary focus is driving structure, accountability, and communication across multiple cross-functional contributors and external stakeholders.

 

Important: This is not an IT Project Manager or Product Manager role. “Integration” in this context refers to people/process integration and organizational change management, not systems integration. The team is specifically seeking candidates with strong consulting-style execution, stakeholder engagement, and the ability to navigate sensitive or emotional resistance during change.

 

Key Responsibilities

• Track progress on outstanding tasks across multiple workstreams and cross-functional contributors
• Maintain clear, proactive communication between internal teams and external stakeholders (including tenants and core project team members)
• Maintain and update action-item logs including owners, due dates, status updates, and follow-up cadence
• Lead recurring internal project meetings, including agenda support, real-time meeting notes, decision tracking, and follow-ups
• Attend external stakeholder meetings and capture high-quality notes and next steps in real time
• Coordinate execution for site transition initiatives including amenities/services implementation and external stakeholder requests
• Identify process and communication gaps, recommending improvements to reduce friction and delays
• Provide light operational support as needed, including basic invoice/spend tracking (example: running totals across invoices)
• Support documentation workstreams as identified (example: SOP drafts, vendor service contract support, Facilities-related coordination)
• Ensure consistent, structured documentation and file management using SharePoint and Microsoft Office tools

 

Qualifications

• 5–7+ years of experience in project coordination, PMO/program coordination, consulting, or cross-functional project delivery
• Consulting experience supporting mid-to-large corporations strongly preferred (big firm consulting a plus)
• Demonstrated experience supporting M&A, integration, and/or change management initiatives (people/process change, not IT)
• Proven ability to drive follow-ups, maintain accountability, and keep complex stakeholder groups aligned
• Strong executive-ready written communication, meeting facilitation, and real-time documentation skills
• Highly proficient in Microsoft Office and SharePoint (Word, PowerPoint, Excel)
• Ability to work independently with minimal oversight while maintaining urgency and structure

 

Top 3 Must Have Skills

1. Advanced Project Coordination and Multi-Stakeholder Management
2. Proactive Communication and Follow-Up Ownership
3. Consulting background (big firm preferred) or equivalent experience supporting mid-to-large corporate environments

 

Day-to-Day Responsibilities

• Coordinate recurring cross-functional meetings and maintain clear documentation of decisions and action items
• Monitor completion of action items across multiple contributors and escalate risks as needed
• Maintain visibility across ongoing requests, next steps, deliverables, and stakeholder alignment
• Support workstreams tied to site transition readiness, vendor coordination, and external stakeholder requests
• Provide light spend tracking support when requested (invoice tallying and running totals)

 

Hours / Availability (Very Important)

• Estimated 25 hours/week
• Schedule flexibility is required (daily start times may shift based on recurring and urgent meetings)
• Contractor must attend recurring calls including:
• Tuesday recurring call: 3:30 PM ET (2:30 PM CT)
• Wednesday recurring call: 1:00 PM ET
• Ability to join urgent/ad hoc calls same-day when needed
• This role is not a fixed-hours schedule (example: 8 AM–1 PM then signing off)

 

Candidate Profile Notes (Important)

Ideal backgrounds:

• Big firm consulting
• Integration / change management
• Cross-functional PMO / program coordination
• 3rd-party construction / real estate project managers supporting large stakeholder groups (nice-to-have, not required)

 

Profiles the team is NOT seeking:

• IT Project Managers (too technical)
• Product Managers
• Overly technical candidates focused on systems integration

 

Basic Qualifications

• Doctorate degree
• Master’s degree and 2 years of experience
• Bachelor’s degree and 4 years of experience
• Associate’s degree and 8 years of experience
• High school diploma / GED and 10 years of experience

This posting is for Contingent Worker, not an FTE